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スケジュールを組み立てるには、特に考えなければならない手順があることをご存知でしょうか。バケツに大きな石と小さな石を入れるのと同じで、大きな石から先に入れないとすべての石を収めることができないように、スケジュールも重要事項から組み立てる必要があります。
バケツと石
まずは、大きなバケツを想像してみてください。
そのバケツに、小さな石と、大きな石を詰め込んでいきます。
はじめに小さな石をたくさん入れて、それから大きな石を入れると、おそらく、大きな石は入りきらなくなってしまいます。
そこで、まず初めに大きな石を入れ、次に小さな石を入れていくと、隙間なく、きれいに収まるのではないでしょうか。
さて、これで重要なことがわかりました。バケツには、大きな石から入れていかないと、すべての石はバケツに入りきらないと言うことです。
スケジュールも同じ
スケジュールも同じです。限られた大きさの時間の中には、まずは、大きな石=重要な事項 を決定して、それから他の事項を決めていくことが肝心です。
そうしないと、たいして重要でない事でスケジュールが埋め尽くされてしまい、本当に重要なことができなくなってしまいます。
スケジュールは年間、1ヵ月、1週間単位で検討していきます。
以下の記事で説明した、領域②のタスクを第一にスケジューリングすべきです。
スケジュールはいつも完璧ではない
スケジュールをいっぱいに詰め込んで、予定表がいっぱいだと、仕事をしている感があふれてきて、満足してしまうかもしれません。でも、予定がぎっしりと詰まったスケジュールを作成してしまうと、領域①の緊急度の高いタスクが飛び入りしたときに破綻しがちです。
ですから、余裕を持ったスケジュールをお勧めします。
日々のタスク
朝起きてから、まずすることは、1日のスケジュールとタスクの確認です。
今日やるべきことを一覧表にします。そして、描き出したタスクそれぞれに優先度をつけていきます。
Aが最重要事項、Bが重要、Cは延期可能です。更に、数字を使って優先度を決めます。
Ａ１ 妻との食事
Ａ２ 明日のプレゼン資料を再確認して修正する
Ｂ１ 佐藤さんのメールに返信
Ｂ２ プログラムのバグ調査
Ｃ１ 資料の整理
こんな感じで整理します。
やり終えたタスクは、横線で消して行きます。そうすることで、自分の深層心理にある突っかかりを消し込むことができます。
タスクを先送りする場合は、タスクの右に矢印を書いて、移動先の日付を記入して、さらに、その移動先の日のタスクに書き込んでおきます。
これらは、手で書くことが重要です。
自分を磨く
毎日、自分を磨く
1日のスケジュールを組み立てた後、10分とか15分くらいを、自分を磨く時間として使ってはどうでしょうか。
この時間で新しい技術や、業界の潮流を調べたりします。
そういう時間を確保することも重要です。
以上、「バケツと石で考える、スケジュールの組み立て方」でした。
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